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  Qu'est ce que la messagerie unifiée ?
Dossier HORS SERIE de la semaine du 1 au 7 mai 2000 par Yann Gourvennec

e vocable de « messagerie unifiée » recouvre des usages très variés. A la base, ce concept désigne la possibilité de regrouper tous les messages, fax, e-mail et vocaux en un seul endroit : une boîte de courrier électronique reliée à Internet. Par la suite, le concept s'est enrichi de fonctions de lecture vocale et d'outils connectés de diffusion ou de multi-diffusion en ligne, mais on peut légitimement se poser la question de savoir quels sont les usages pratiques de tels outils. Nous avons donc réuni ci-après quelques exemples d'usages possibles de la messagerie unifiée, qui vous montrerons que la « société connectée » n'est pas un concept de science-fiction, mais un principe de base de votre façon de travailler ou de vivre dans un futur proche.

Le commercial du futur

Le commercial en déplacement permanent qui n'a pas forcément d'assistante commerciale, est une cible privilégiée de la messagerie unifiée. Elle lui permettra de recevoir des télécopies sans télécopieur (même si sa ligne est occupée), elle fera suivre tous ses messages, y-compris ses messages vocaux, jusqu'à sa chambre d'hôtel. Ainsi, pourra-t-il traiter ses affaires depuis son ordinateur portable (ou son palmtop connecté - voir le site de Palm) en temps réel et quelque soit le lieu et améliorer de façon conséquente son efficacité commerciale.

Démonstration par l'exemple

Encore trop abstrait ? Alors lisez ce qui suit et tout deviendra plus clair. Dominique est représentant en appareils ménagers pour une importante firme européenne, Electropool ltd, implantée sur tout le territoire français. Dominique habite Paris, mais il partage son temps entre Reims, Lille et Soissons. Inutile de dire qu'il n'a pas le temps de repasser par le bureau ! D'ailleurs, son directeur commercial le lui déconseille, « les commerciaux sont sur le terrain et ne doivent pas traîner à faire des tâches administratives au siège » répète celui-ci inlassablement. Les bureaux de province ont été en outresupprimés et Dominique se retrouve seul pour prendre et exécuter ses commandes. Et du chiffre d'affaires il en fait, Dominique ! plus de 20 millions de francs par an, alors il n'a pas de temps à perdre. Arrivé à Soissons, il rencontre M. Duval à qui il présente une promotion pour 50 machines à laver, avec une remise exceptionnelle de 5% et une livraison en une seule fois. M. Duval a beau avoir un magasin important sur la route de Compiègne, on n'achète pas 50 machines à laver sans réfléchir. Aussi, Dominique quittera-t-il Soissons vers 11h00 afin de se rendre à Lille, où il se connectera à son PC depuis sa chambre d'hôtel. Cela tombe bien, il vient de recevoir un message vocal sur son e-mail qui lui est parvenu du siège car on n'arrivait pas à le joindre sur son portable qu'il avait oublié de recharger hier. Il y a une promotion supplémentaire sur la BWT 2300, de quoi convaincre Monsieur Duval à en prendre quelques unités de plus, à ce prix là ! Mais il faut faire vite. Alors, Dominique envoie un fax marqué « urgent » depuis son PC à son prochain rendez-vous, pour l'informer de son retard, et il transmet un courrier électronique avec les détails commerciaux à Monsieur Duval en lui précisant qu'il peut envoyer sa commande par fax au 01 5580 8389.

Ce que Monsieur Duval ne sait pas, c'est que Dominique recevra directement cette télécopie dans son e-mail, avec en outre une meilleure lisibilité du document car il a été numérisé en graphique haute résolution (TIFF). Rentré de son rendez-vous suivant, Dominique repasse par l'hôtel où il reçoit enfin le fax de Monsieur Duval qui lui commande 60 machines et non plus 50. Il faut joindre le service de commande mais leur téléphone est sans cesse occupé. Il transfère ensuit le fax de Monsieur Duval, en envoyant une copie de son e-mail contenant le fax de Monsieur Duval en pièce jointe, directement depuis sa messagerie. Ainsi, Monsieur Duval aura-t-il immédiatement une copie exacte de sa commande, bien qu'il n'ait pas encore de boîte e-mail Internet. De plus, même si son fax est occupé, c'est le système de mail vers fax qui gèrera les tentatives sans que Dominique ait à s'en occuper. Le service commandes d'Electropool a reçu une alarme sur son écran car un nouvel e-mail urgent est arrivé en provenance de Dominique. Hélas, il ne reste plus que 55 BWT 2300 mais le responsable du service accepte de les bloquer pour Dominique pendant un quart d'heure. Le courrier électronique parvient à Dominique, à Lille en un rien de temps. Il décide d'appeler Monsieur Duval immédiatement, mais son téléphone est sans cesse occupé par des consommateurs mécontents (ils avaient acheté des machines à laver de la marque concurrente d'Electropool). Alors, Dominique renvoie un nouveau fax à Monsieur Duval qui lui confirme par retour dans sa boîte de messagerie unifiée (Monsieur Duval ne sait toujours pas que Dominique est dans sa chambre d'hôtel, il le croit au bureau pour réagir si vite) et Dominique pourra donc enfin passer par e-mail et par fax la commande de Monsieur Duval. Science-fiction ? Non; tout ceci est possible, avec la technologie d'aujourd'hui sans développements particuliers et sans investissement.

C'est cela la messagerie unifiée. C'est un outil de travail puissant, qui ne requiert pas véritablement de formation complexe ni d'outils logiciels sophistiqués. Mais encore faut-il apprendre à l'utiliser et en percevoir l'intérêt.

Particuliers et professionnels isolés

Si l'application de la messagerie unifiée est évidente dans le cas d'un commercial réactif, son usage répond également aux besoins de nombreux professionnels ou particuliers de différents secteurs : Les professions libérales et surtout itinérantes, utilisateurs de l'e-mail comme outil de travail principal pour leurs communications professionnelles. Les personnes responsables des hotlines dont le courrier électronique est l'outil indispensable . Enfin les particuliers qui désirent recevoir des fax chez eux et qui ne disposent pas de télécopieur ou qui ne désirent pas investir dans un tel matériel.

Astuce

Outre envoyer des fax, la boîte plurimédia est également un excellent moyen d'archiver électroniquement des documents papier et de les envoyer à diverses personnes par courrier électronique. Inutile d'envoyer plusieurs fois le même document par fax à 10 destinataires. Il suffit de le faxer dans sa boîte plurimédia et de le transférer, à des destinataires e-mail ou fax en utilisant le mail-to-fax en une seule opération. L'intérêt de cette manipulation simple étant de permettre la lecture du document ainsi archivé à partir d'un seul fichier, que 'l'afficheur » TIFF décomposera lui-même en autant de pages.

Des chiffres concrets

Après quelques années de gestation, la messagerie unifiée n'est plus seulement un concept, et il y a désormais une forte demande sur ce service comme nous avons pu le constater en suivant le site faxfacile.com (envoi de télécopies depuis la messagerie de Wanadoo). Sur ce site où des milliers de télécopies sont envoyées chaque mois par les utilisateurs de l'ISP, on observe un fort désir de recevoir également des fax dans sa boîte email. On estime aujourd'hui à environ 10% des personnes utilisateurs du Fax sur le web les demandeurs spontanés de messagerie unifiée. Et il est donc fort à parier que ce pourcentage sera revu très nettement à la hausse dans le courant de l'année 2000, avec la plus grande présence d'offres sur ce type de services. Il s'agit d'un marché d'avenir, surtout quand on connaît les prix psychologiques acceptables par les utilisateurs potentiels de la messagerie unifiée. Il faut compter en effet que ceux-ci sont prêts à aller au delà de la barrière des 100 francs par mois pour posséder une boîte aux lettres « magique ». Selon une enquête du cabinet londonien Infratest Burke Incom près de 20% de ces utilisateurs potentiels seraient prêts à payer jusqu'à 300 francs mensuels pour le même type de service. Cette évolution forte de la perception et des besoins des utilisateurs, qui coïncide fortement avec la présence majoritaire de PCs récents dans les foyers et les entreprises françaises (le soi-disant retard technologique nous sert plutôt en ce domaine) ainsi que la course à laquelle se livrent les ISP (français et étrangers) pour s'équiper de services payants à valeur ajoutée. Car c'est l'effet pervers de l'Internet gratuit de générer des besoins supplémentaires de ressources, qui viennent en sus des simples abonnements.

Il ne nous reste plus qu'à observer ce qui va se dérouler au cours de l'année 2000, mais on peut d'ores et déjà parier sur un développement fulgurent et imminent de ce genre de services, car toutes les conditions sont réunies maintenant pour garantir un succès commercial : Les offres, la demande et enfin les intermédiaires. Encore faudra-t-il que les offreurs de ces services apprennent à accompagner l'utilisateur pour l'aider à passer du concept à l'usage.

Yann Gourvennec
http://fr.viasolutions.com/

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